Una lista de comprobación para la recepción de envíos de cigarrillos electrónicos debería impedir que las cajas pasen a formar parte del stock comercial hasta que el responsable de la recepción haya cotejado la entrega con el registro de compra, haya contado las unidades comerciales acordadas, haya fotografiado el estado en el que se ha recibido el producto, haya comprobado los identificadores del producto y del lote, y haya tomado una decisión: dar luz verde, retener o escalar el caso. El destinatario no tiene que demostrar la legalidad del producto ni abrir cada unidad. La tarea inmediata consiste en preservar las pruebas, detectar discrepancias y evitar que un envío sin resolver se mezcle con el stock.
Ámbito de aplicación y limitaciones: Esta es información operativa general destinada a compradores profesionales adultos verificados. No constituye asesoramiento jurídico, aprobación de un producto, certificación de seguridad, procedimiento de reclamación de una empresa de transporte ni promesa alguna sobre existencias, especificaciones, entrega o elegibilidad del destino. Sigue lo establecido en el contrato, las instrucciones de la empresa de transporte, las recomendaciones del fabricante y la normativa aplicable en el lugar de recepción de la mercancía. No cargues, actives, desmontes ni transportes un producto alimentado por batería que presente daños visibles con el único fin de completar esta lista de comprobación.
Elaborado y revisado por: Equipo de Catálogo y Documentación de Artifact Vapor, que forma parte de Artifact Vapor, gestionado por CHIP LEADER TECHNOLOGY CO., LIMITED. Última revisión: 12 de agosto de 2026.
La inspección de entrada comienza antes de abrir la caja de cartón
Designa a una persona encargada de la recepción y prepara el expediente del pedido aprobado antes de que llegue el transportista. El expediente debe contener la orden de compra o el presupuesto aceptado, la factura, la lista de embalaje (si está disponible), el SKU y la opción solicitados, la jerarquía de embalaje prevista, el número previsto de cajas, la referencia de entrega y cualquier requisito de documentación acordado. Una página de producto o un mensaje de chat por sí solos no constituyen una especificación de recepción.
Cuando llegue el envío, anota la fecha y la hora, la referencia del transportista, el número de cajas exteriores entregadas y el nombre o cargo del destinatario. Toma fotografías de todos los lados del envío antes de cortar la cinta adhesiva si el estado o los precintos pudieran ser relevantes más adelante. Si una caja está aplastada, mojada, perforada, resellada o tiene fugas, toma una foto general que muestre toda la caja y fotos detalladas que muestren el problema. Mantén la etiqueta de envío visible en al menos una de las fotos de prueba, al tiempo que guardas los datos de dirección personales de forma segura.
Este registro de llegada es diferente del Lista de comprobación para pedidos al por mayor con pago por adelantado. La lista de comprobación del pedido define lo que debería llegar; el albarán de recepción registra lo que realmente ha llegado.
Utiliza un control de recepción de cuatro fases
Revisa el contenido de fuera hacia dentro. No mezcles cajas de cartón, cajas interiores ni unidades sueltas de diferentes referencias de entrega mientras la revisión esté en curso.
| Capa | Comprobar | Récord | Mantener pulsado el gatillo |
|---|---|---|---|
| 1. Envío exterior | Número de cajas, etiqueta, precinto, perforación, aplastamiento, humedad, residuos o calor inusual | Fotos de la recepción, referencia del transportista, número de caja y estado | Daños visibles, fugas, calor, hinchazón, humo, silbidos u olores inexplicables |
| 2. Paquetes principales e internos | Cantidad por paquete, marcas de la caja, modelo o SKU, opción, código de barras y lote o serie | Una foto por tipo de marca, más el recuento por caja | Sustitución no autorizada, identidad mixta, marcas que faltan o jerarquía de paquetes incoherente |
| 3. Viviendas adaptadas | Identidad del envase, estado del precinto, fugas visibles, deformaciones y estado de la etiqueta | Fundamento de la inspección, cantidad afectada y fotografías representativas | Daños o conflictos de identidad que puedan afectar a más de una unidad aislada |
| 4. Registros comerciales | Orden de compra, factura, albarán, cantidad entregada y documentos acordados | Campos coincidentes, diferencias y solicitudes pendientes | Falta de cantidad, exceso de cantidad, discrepancia en la documentación o falta de pruebas exigidas en la orden |
La inspección de recepción no es el momento adecuado para deducir las especificaciones a partir del nombre o la fotografía de un producto. Compara los identificadores de la mercancía con el expediente aprobado. Si el propio expediente del pedido carece de una identificación exacta, retén el envío y completa el registro de verificación y documentación del producto antes de su lanzamiento.
Distinguir los errores de recuento de los errores de identidad
Las discrepancias de cantidad y las de identidad requieren pruebas diferentes. En caso de envío incompleto o excesivo, se debe realizar el recuento utilizando la unidad comercial definida en el pedido: unidades vendibles, cajas interiores, cajas maestras u otra base acordada. Se deben registrar tanto el recuento físico como la regla de conversión. La expresión “faltan tres cajas” resulta ambigua si en el pedido nunca se ha definido si por «caja» se entiende un embalaje interior o una caja principal.
En caso de discrepancia en la identificación, copia el valor exacto que figura en el embalaje recibido y compáralo con la línea del pedido autorizada. Entre los campos útiles se incluyen la marca, el modelo exacto, el SKU del proveedor, el código de barras, la opción, la indicación de nicotina (cuando proceda), el código de lote y la marca de la caja principal. No sustituya sin avisar un modelo, sabor, concentración, envase o código de barras por otros similares. Una sustitución puede afectar a la revisión comercial, de trazabilidad y de destino, incluso cuando el recuento de unidades sea correcto.
Mantén el lote entregado vinculado al evento de recepción mediante el flujo de trabajo para la trazabilidad de los lotes de productos de vapeo. La trazabilidad registra el recorrido de un lote; esta lista de comprobación determina si el lote recién llegado debe incorporarse al stock normal.
Aplicar la liberación, mantenerla o escalarla
Cada línea de recepción debe terminar con un estado claro. Evita expresiones como “en general, bien” o “probablemente correcto”, ya que no indican al personal del almacén qué deben hacer a continuación.
| Decisión | Utilizar cuando | Control inmediato | Dato obligatorio |
|---|---|---|---|
| Comunicado | La identidad, la cantidad, el estado y los registros requeridos coinciden con el pedido aprobado, sin ninguna excepción sin resolver. | Traslada la cantidad registrada a la ubicación de almacén correcta | Destinatario, fecha, lote, cantidad y referencia de autorización |
| Esperar | Existe una discrepancia, pero no hay indicios inmediatos de que la batería esté activa ni de riesgo de fuga. | Mantén los productos afectados separados tanto físicamente como digitalmente; no los vendas, mezcles, devuelvas ni les cambies la etiqueta todavía | Motivo, población afectada, fotos como prueba, propietario y próxima revisión |
| Elevar el asunto | Hay una fuga visible, un calor inusual, hinchazón, humo, silbidos, olores, daños graves, sospecha de que el producto no es seguro o un problema de conformidad del material | Deje de manipular el producto y siga los procedimientos de emergencia, de materiales peligrosos y de las autoridades competentes establecidos por la planta. | La hora, el lugar, la situación observada y la persona o el servicio con el que se ha contactado, sin exponer al personal para recabar pruebas adicionales. |
La autorización de salida solo debe aplicarse a la población que se haya comprobado e identificado efectivamente. Si una caja difiere de las demás, puede permanecer retenida mientras se autoriza la salida de las cajas que coincidan, siempre que los registros físicos y de inventario mantengan separadas dichas poblaciones.
No conviertas una comprobación de daños en una prueba de uso del producto
El departamento de recepción puede inspeccionar el embalaje y el estado visible del producto, pero no debe realizar pruebas improvisadas de batería, carga, inhalación o rendimiento. La FDA de EE. UU. acepta notificaciones sobre productos del tabaco que estén dañados, defectuosos, presenten fugas, estén contaminados o se vean afectados por problemas con la batería. Esa vía oficial de notificación ilustra por qué un problema observado debe documentarse con precisión, en lugar de minimizarse o convertirse en un diagnóstico sin fundamento.
Las normas de transporte de baterías de litio y los procedimientos de las empresas de transporte dependen de cada caso concreto. Las directrices de la PHMSA de EE. UU. establecen que las baterías deben protegerse contra cortocircuitos y daños, y establecen restricciones adicionales para las baterías de litio dañadas, defectuosas o retiradas del mercado. No devuelva una unidad visiblemente dañada mediante transporte ordinario basándose únicamente en un mensaje del proveedor. Obtenga instrucciones competentes sobre el envío y el transporte de materiales peligrosos para la ruta y las condiciones en cuestión.
Para las empresas que operan en la UE, las obligaciones en materia de seguridad de los productos pueden requerir la adopción de medidas cuando una empresa considere que un producto es inseguro o no cumple con la normativa. La guía «Your Europe» de la Comisión Europea remite a las empresas a las autoridades nacionales y al portal «Safety Business Gateway». La retención en almacén es un control interno, que no sustituye a ninguna obligación de notificación, retirada o recuperación que sea de aplicación. En el caso de las operaciones en el Reino Unido, las directrices actuales de GOV.UK también hacen hincapié en los registros de proveedores, las facturas, los albaranes de entrega y los registros de controles. Utilice el conjunto de normas específicas del país que se apliquen a la empresa receptora y al producto concreto.
Hoja de trabajo para la recepción de envíos de cigarrillos electrónicos, que se puede copiar
Copia una fila por SKU, opción y lote. Añade filas a nivel de caja cuando las diferentes cajas tengan marcas o condiciones distintas.
| Campo | Qué hay que introducir | Referencia bibliográfica |
|---|---|---|
| Referencia de recepción | Número de recibo interno, número de pedido y referencia del transportista | Ficha de pedido y albarán de envío |
| Llegada | Fecha, hora, destinatario y número de cajas exteriores | Álbum de fotos de la llegada |
| Identidad verificada | Modelo exacto, referencia del proveedor, código de barras y opción solicitada | Fila de presupuesto o orden de compra aprobada |
| Identidad recibida | Valores exactos extraídos del estuche, el embalaje interior o la unidad | Fotos de identificación |
| Jerarquía de paquetes | Unidades por paquete interior, paquetes interiores por caja y total de unidades recibidas | Contar las hojas y empaquetar las fotos |
| Por lotes | Código de lote y dónde aparece dicho identificador | Foto con marca de lote |
| Condición | Aprobado o daño observado exacto, residuo, problema con el precintado o el embalaje | Fotografías de plano general y de primer plano |
| Población de excepción | Caja afectada, embalaje interior, número de unidades y si se separaron otros productos | Ubicación y estado de las existencias |
| Decisión | Aprobar, retener o derivar; responsable y siguiente paso | Plazo para la decisión y responsable de la aprobación |
Prepara un expediente con pruebas que demuestren la falta de productos, los daños o los productos incorrectos
Un aviso de incidencia útil debe ser breve, concreto y reproducible. Incluye las referencias del pedido y de la recepción, el SKU y la opción exactos afectados, las cantidades previstas y recibidas en la misma unidad de medida, las marcas del lote o de la caja, cuándo se observó la incidencia y dónde se encuentran las mercancías afectadas. Adjunte una fotografía general, la etiqueta de envío, cada caja afectada, los precintos pertinentes o los daños, la discrepancia en la identificación y la hoja de recuento.
Indica la resolución comercial solicitada por separado de la observación. Por ejemplo: “Se esperaban 120 unidades vendibles; se recibieron 110, a razón de 10 unidades por caja interior. Dos cajas maestras estaban precintadas y había nueve cajas interiores en una caja abierta. Diez unidades están en espera a la espera de una conciliación”. Esa estructura resulta más útil que “falta una caja”. Registra lo que se ha contado sin inventar la causa ni admitir una conclusión jurídica.
La página web de Artifact Vapor Guía de envío y entrega Pide a los compradores que mantengan los productos y los embalajes a disposición para su revisión y que faciliten la referencia del pedido, la cantidad afectada, fotografías de los embalajes y pruebas claras antes de devolver cualquier artículo. No se debe desechar, reetiquetar ni devolver el lote afectado hasta que las partes responsables hayan acordado un siguiente paso seguro y documentado.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario abrir todas las unidades durante la recepción?
No existe una tasa de apertura universal que sea adecuada para todos los productos, contratos o riesgos. Define los criterios de inspección antes de la entrega y registra lo que se ha comprobado realmente. No presentes una muestra pequeña como prueba de que todas las unidades están libres de defectos.
¿Se puede dar de alta un envío si una caja está dañada?
Solo si se puede identificar y mantener aislada la población afectada, las cajas restantes se ajustan al pedido y el responsable de la revisión autoriza la liberación parcial. Cualquier indicio de fuga, calor, hinchazón, humo, silbido o daño grave en la batería requiere que se eleve el asunto a un nivel superior, en lugar de proceder a una liberación parcial rutinaria.
¿Sirve una lista de control de recepción para demostrar que la venta de un cigarrillo electrónico es legal?
No. La recepción confirma lo que ha llegado y registra las excepciones visibles. La idoneidad del destino requiere una revisión independiente y actualizada del SKU exacto, la opción, el embalaje, los registros, la función del comprador y el mercado. Utiliza el Matriz de elegibilidad de productos de vapeo por referencia (SKU) sin considerarlo como una aprobación legal.
Puntos de partida oficiales de referencia
- GOV.UK: Comercialización al por mayor o al por menor de productos de vapeo en el Reino Unido — Orientaciones actuales sobre la venta al por mayor, los proveedores y la llevanza de registros.
- Unión Europea: Cómo comercializar productos de forma segura en la UE — medidas empresariales y puntos de partida para la presentación de informes oficiales.
- FDA de EE. UU.: Cómo notificar problemas relacionados con los productos del tabaco — ejemplos de problemas con los productos, como daños, defectos, fugas y problemas relacionados con la batería.
- PHMSA de EE. UU.: Transporte de baterías y dispositivos alimentados por baterías — aspectos relacionados con el embalaje, los daños y el transporte.
¿Necesitas conciliar una entrega de Artifact Vapor? Guarda juntos la referencia del envío, la mercancía afectada, el embalaje, el registro de recuento y las fotos, y luego ponte en contacto con el equipo de Artifact Vapor antes de devolver o modificar cualquier cosa. Una respuesta puede confirmar el siguiente paso comercial; no puede sustituir a los procedimientos de seguridad, de transporte o legales que se aplican a la empresa receptora.