Een checklist voor de ontvangst van een zending e-sigaretten moet voorkomen dat dozen in de verkoopvoorraad terechtkomen voordat de ontvanger de levering heeft vergeleken met de aankoopgegevens, de overeengekomen commerciële eenheden heeft geteld, de staat bij aankomst heeft gefotografeerd, de product- en batchcodes heeft gecontroleerd en een besluit heeft genomen: vrijgeven, vasthouden of escaleren. De ontvanger hoeft de legaliteit van het product niet aan te tonen en hoeft ook niet elk artikel te openen. Het gaat er op dit moment om bewijsmateriaal veilig te stellen, afwijkingen op te sporen en te voorkomen dat een onopgeloste zending in de voorraad terechtkomt.
Toepassingsgebied en beperkingen: Dit is algemene operationele informatie voor geverifieerde volwassen handelsinkopers. Het is geen juridisch advies, geen productgoedkeuring, geen veiligheidscertificering, geen claimprocedure van een vervoerder, noch een toezegging met betrekking tot voorraad, specificaties, levering of geschiktheid van de bestemming. Houd u aan het contract, de instructies van de vervoerder, de richtlijnen van de fabrikant en de regels die van toepassing zijn op de plaats waar de goederen worden ontvangen. Laad een zichtbaar beschadigd product op batterijen niet op, activeer het niet, demonteer het niet en vervoer het niet, louter om deze checklist af te werken.
Opgesteld en gecontroleerd door: Het Artifact Vapor-team voor catalogi en documentatie, onderdeel van Artifact Vapor, wordt beheerd door CHIP LEADER TECHNOLOGY CO., LIMITED. Laatst herzien: 12 augustus 2026.
De inkomende controle begint al voordat een doos wordt geopend
Wijs één ontvanger aan en zorg dat het goedgekeurde orderdossier klaar ligt voordat de vervoerder arriveert. Het dossier moet de inkooporder of de geaccepteerde offerte, de factuur, de paklijst (indien beschikbaar), de bestelde SKU en optie, de verwachte verpakkingsstructuur, het verwachte aantal dozen, het leveringsreferentienummer en eventuele overeengekomen bewijsvereisten bevatten. Een productpagina of chatbericht op zich vormt geen ontvangstspecificatie.
Noteer bij aankomst van de zending de datum en het tijdstip, het referentienummer van de vervoerder, het aantal aangeleverde omdozen en de naam of functie van de ontvanger. Maak foto's van alle zijden van de zending voordat u de tape doorsnijdt, mocht de staat of de verzegeling later van belang zijn. Als een doos is ingedeukt, nat, doorboord, opnieuw verzegeld of lekt, maak dan een brede foto waarop de hele doos te zien is en close-upfoto's van het probleem. Zorg ervoor dat het verzendlabel op ten minste één bewijsfoto zichtbaar is, en bewaar persoonlijke adresgegevens veilig.
Dit aankomstregister verschilt van het Checklist voor groothandelsbestellingen met vooruitbetaling. De bestelchecklist geeft aan wat er geleverd moet worden; het ontvangstformulier legt vast wat er daadwerkelijk is geleverd.
Voer een vierfasige ingangscontrole uit
Controleer van buiten naar binnen. Meng geen kartons, binnenverpakkingen of losse eenheden van verschillende leveringsreferenties zolang de controle nog loopt.
| Laag | Controleer | Record | Houd de trekker ingedrukt |
|---|---|---|---|
| 1. Buitenverpakking | Aantal kartons, etiket, verzegeling, perforatie, vervorming, vocht, resten of ongebruikelijke warmte | Foto’s bij ontvangst, referentienummer van de vervoerder, doosnummer en staat | Zichtbare schade, lekkage, hitte, zwelling, rook, sissende geluiden of een onverklaarbare geur |
| 2. Hoofd- en binnenverpakkingen | Verpakkingshoeveelheid, kolommarkeringen, model of SKU, optie, barcode en lot- of batchnummer | Eén foto per soort merk plus het aantal per doos | Niet-goedgekeurde vervanging, gemengde identiteit, ontbrekende markeringen of inconsistente verpakkingshiërarchie |
| 3. Toegankelijke woningen | Uiterlijk van de verpakking, staat van de verzegeling, zichtbare lekkage, vervorming en consistentie van het etiket | Inspectiegrondslagen, betrokken hoeveelheid en representatieve foto’s | Schade of een identiteitsconflict dat gevolgen kan hebben voor meer dan één afzonderlijke eenheid |
| 4. Bedrijfsadministratie | Inkooporder, factuur, pakbon, geleverde hoeveelheid en overeengekomen documenten | Overeenkomende velden, verschillen en nog niet afgehandelde verzoeken | Tekort, overschot, afwijkingen in documenten of ontbrekende bewijsstukken die volgens de bestelling vereist zijn |
Bij een ingangscontrole mag men geen specificaties afleiden uit een productnaam of foto. Controleer of de identificatiegegevens overeenkomen met het goedgekeurde dossier. Als in het besteldossier zelf geen exacte identificatiegegevens staan, zet de zending dan in de wacht en voltooi de productcontrole- en documentatiedossier vóór de publicatie.
Maak een onderscheid tussen telfouten en identificatiefouten
Verschillen in hoeveelheid en verschillen in identiteit vereisen verschillend bewijsmateriaal. Bij een te weinig of te veel geleverde zending moet de telling plaatsvinden op basis van de in de bestelling gedefinieerde handelseenheid: verkoopbare eenheden, binnenverpakkingen, mastercases of een andere overeengekomen basis. Leg zowel de fysieke telling als de omrekeningsregel vast. “Drie dozen te weinig” is dubbelzinnig als in de bestelling nooit is gedefinieerd of een doos een binnenverpakking of een mastercase betekent.
Bij een afwijking in de productgegevens kopieert u de exacte waarde die op de ontvangen verpakking staat vermeld en vergelijkt u deze met de goedgekeurde bestelregel. Relevante velden zijn onder meer het merk, het exacte model, de leveranciers-SKU, de barcode, de optie, de nicotinevermelding (indien van toepassing), de batch- of lotcode en het master-case-merkteken. Vervang niet stilletjes een vergelijkbaar model, een vergelijkbare smaak, sterkte, verpakking of barcode. Een vervanging kan gevolgen hebben voor de commerciële afhandeling, de traceerbaarheid en de controle op de bestemming, zelfs als het aantal eenheden correct is.
Houd de geleverde batch gekoppeld aan de ontvangstgebeurtenis met behulp van de Workflow voor de traceerbaarheid van vape-partijen. Aan de hand van de traceergegevens kan worden nagegaan waar een partij naartoe is gegaan; deze checklist bepaalt of de zojuist aangekomen partij überhaupt in de normale voorraad mag worden opgenomen.
Toepassen, in behandeling houden of doorverwijzen
Elke ontvangstrij moet eindigen met één duidelijke status. Vermijd omschrijvingen als “grotendeels in orde” of “waarschijnlijk correct”, omdat deze het magazijnpersoneel geen aanwijzingen geven over wat ze vervolgens moeten doen.
| Besluit | Gebruik wanneer | Onmiddellijke controle | Verplicht veld |
|---|---|---|---|
| Persbericht | Identiteit, aantal, toestand en vereiste gegevens komen overeen met de goedgekeurde bestelling, zonder onopgeloste uitzonderingen | Verplaats de geregistreerde hoeveelheid naar de juiste voorraadlocatie | Ontvanger, datum, partijnummer, hoeveelheid en goedkeuringsnummer |
| Wacht | Er is sprake van een afwijking, maar er zijn geen directe aanwijzingen voor een actief batterij- of lekkagegevaar | Houd de betrokken goederen fysiek en digitaal gescheiden; verkoop, meng, retourneer of heretiketteer ze voorlopig nog niet | Reden, getroffen bevolkingsgroep, bewijsfoto’s, eigenaar en volgende beoordeling |
| Escaleren | Er is sprake van zichtbare lekkage, ongewone warmteontwikkeling, zwelling, rook, sissende geluiden, een vreemde geur, ernstige schade, een vermoeden dat het product onveilig is of een probleem met de naleving van de materiaalvoorschriften | Stop met de handelingen en volg de procedures van de locatie voor noodsituaties, gevaarlijke stoffen en bevoegde autoriteiten | Tijdstip, locatie, waargenomen situatie en de persoon of dienst waarmee contact is opgenomen, zonder dat medewerkers moeten worden ingeschakeld om aanvullend bewijsmateriaal te verzamelen |
De vrijgave mag alleen gelden voor de daadwerkelijk gecontroleerde en geïdentificeerde partij. Als één doos afwijkt van de andere, kan deze in bewaring blijven terwijl de overeenkomende dozen worden vrijgegeven, op voorwaarde dat deze partijen in de fysieke en voorraadadministratie gescheiden worden gehouden.
Maak van een schadecontrole geen test voor het gebruik van het product
Een ontvangstbalie kan de verpakking en de zichtbare staat controleren, maar mag geen tests uitvoeren met betrekking tot de batterij, het opladen, het inhaleren of de prestaties. De Amerikaanse FDA accepteert meldingen over tabaksproducten die beschadigd, defect, lekkend of verontreinigd zijn, of waar batterijproblemen mee zijn. Deze officiële meldingsprocedure illustreert waarom een geconstateerd probleem nauwkeurig moet worden gedocumenteerd in plaats van gebagatelliseerd of omgezet in een ongefundeerde diagnose.
De regels voor het vervoer van lithiumbatterijen en de procedures van vervoerders zijn afhankelijk van de specifieke omstandigheden. Volgens de richtlijnen van de Amerikaanse PHMSA moeten batterijen worden beschermd tegen kortsluiting en beschadiging, en gelden er aanvullende beperkingen voor beschadigde, defecte of teruggeroepen lithiumbatterijen. Stuur een zichtbaar beschadigd exemplaar niet terug via het reguliere transport op basis van alleen een bericht van de leverancier. Vraag om deskundige verzend- en gevaarlijke-stoffeninstructies voor de betreffende route en toestand.
Voor bedrijven die op de EU-markt actief zijn, kunnen verplichtingen op het gebied van productveiligheid maatregelen vereisen wanneer een bedrijf van mening is dat een product onveilig is of niet aan de voorschriften voldoet. De richtlijnen van de Europese Commissie in „Your Europe“ verwijzen bedrijven naar nationale autoriteiten en de „Safety Business Gateway“. Een opslagblokkering is een interne controlemaatregel en vormt geen vervanging voor eventuele meldings-, terugtrekkings- of terugroepverplichtingen die van toepassing zijn. Voor activiteiten in het Verenigd Koninkrijk benadrukt de huidige GOV.UK-richtlijn ook het belang van leveranciersgegevens, facturen, leveringsbonnen en controleverslagen. Houd u aan de landspecifieke regels die van toepassing zijn op het ontvangende bedrijf en het betreffende product.
Werkblad voor de ontvangst van vape-zendingen dat gekopieerd kan worden
Kopieer één rij per SKU, optie en batch. Voeg rijen op kartonniveau toe wanneer verschillende kartons verschillende markeringen of condities hebben.
| Veld | Wat moet je invullen? | Verwijzing naar bewijsmateriaal |
|---|---|---|
| Ontvangstbevestiging | Intern ontvangstnummer, inkooporder en referentienummer van de vervoerder | Bestelbestand en verzendgegevens |
| Aankomst | Datum, tijd, ontvanger en aantal buitenkartons | Fotoserie van de aankomst |
| Geverifieerde identiteit | Precies model, leverancierscode, barcode en bestelde optie | Rij met goedgekeurde offerte of inkooporder |
| Aangenomen identiteit | Exacte waarden overgenomen van de verpakking, de binnenverpakking of de eenheid | Identificatiefoto’s |
| Pakkethiërarchie | Aantal eenheden per binnenverpakking, aantal binnenverpakkingen per doos en totaal aantal ontvangen eenheden | Telblad en foto’s van de verpakkingen |
| Per partij | Batch- of lotcode en waar die identificatiecode voorkomt | Foto met batchnummer |
| Toestand | Goedgekeurd of exacte waargenomen schade, resten, probleem met de verzegeling of de verpakking | Breedhoek- en close-upfoto’s |
| Uitzonderingsgroep | Betrokken doos, binnenverpakking, aantal stuks en of er andere goederen apart waren gehouden | Locatie en voorraadstatus bijhouden |
| Besluit | Vrijgeven, in behandeling houden of doorverwijzen; verantwoordelijke en volgende stap | Beslissingstijdstip en goedkeurder |
Stel een dossier samen met bewijsstukken voor tekorten, schade of verkeerde goederen
Een nuttige melding van een afwijking is kort, specifiek en reproduceerbaar. Vermeld de order- en ontvangstnummers, de exacte betrokken SKU en optie, de verwachte en ontvangen hoeveelheden op basis van dezelfde eenheid, batch- of doosmarkeringen, wanneer de afwijking is geconstateerd en waar de betrokken goederen zich bevinden. Voeg een overzichtsfoto toe, evenals het verzendlabel, elke betrokken doos, relevante verzegelingen of schade, de afwijking in de identificatiegegevens en het telformulier.
Vermeld de gevraagde commerciële oplossing apart van de opmerking. Bijvoorbeeld: “Verwacht: 120 verkoopbare eenheden; ontvangen: 110 bij gebruik van 10 eenheden per binnenkist. Twee masterkisten waren verzegeld en in één geopende kist bevonden zich negen binnenkisten. Tien eenheden zijn in afwachting van afstemming.” Deze opbouw is nuttiger dan “één doos ontbreekt”. Hiermee wordt vastgelegd wat er is geteld, zonder de oorzaak te veronderstellen of een juridische conclusie te trekken.
Het publiek van Artifact Vapor richtlijnen voor verzending en levering verzoekt kopers om de goederen en verpakkingen ter controle beschikbaar te houden en, alvorens iets terug te sturen, het ordernummer, de betrokken hoeveelheid, foto’s van de verpakking en duidelijk bewijsmateriaal te verstrekken. Gooi de betrokken partij niet weg, voorzie deze niet van een nieuw etiket en stuur deze niet terug voordat de verantwoordelijke partijen overeenstemming hebben bereikt over een veilige en gedocumenteerde volgende stap.
Veelgestelde vragen
Moet elke verpakking bij ontvangst worden geopend?
Er bestaat geen algemeen geldend percentage dat voor elk product, contract of risico geschikt is. Leg vóór de levering vast op welke basis de controle plaatsvindt en leg vast wat er daadwerkelijk is gecontroleerd. Gebruik een kleine steekproef niet als bewijs dat elk exemplaar vrij van gebreken is.
Kan een zending worden vrijgegeven als één doos beschadigd is?
Alleen als de betrokken partij kan worden geïdentificeerd en apart kan worden gehouden, de overige dozen overeenkomen met de bestelling en de verantwoordelijke controleur toestemming geeft voor een gedeeltelijke vrijgave. Bij elk teken van lekkage, hitte, zwelling, rook, sissend geluid of ernstige schade aan de batterij moet de kwestie worden geëscaleerd in plaats van dat er een routinematige gedeeltelijke vrijgave plaatsvindt.
Is een ontvangstchecklist voldoende bewijs dat de verkoop van een e-sigaret legaal is?
Nee. Bij ontvangst wordt bevestigd wat er is aangekomen en worden zichtbare afwijkingen vastgelegd. Om te bepalen of een bestemming in aanmerking komt, is een afzonderlijke, actuele beoordeling nodig van de exacte SKU, optie, verpakking, gegevens, rol van de koper en markt. Gebruik de Matrix voor marktgeschiktheid van vape-SKU's zonder dit als een wettelijke goedkeuring te beschouwen.
Officiële referentiepunten
- GOV.UK: Handel in vape-producten in het groot of klein in het Verenigd Koninkrijk — actuele richtlijnen voor groothandel, leveranciers en administratie.
- Europese Unie: Producten veilig verkopen in de EU — uitgangspunten voor zakelijke maatregelen en officiële rapportage.
- Amerikaanse FDA: Hoe meld je problemen met tabaksproducten? — voorbeelden van productproblemen zoals beschadigingen, defecten, lekkages en problemen met de batterij.
- PHMSA (VS): Vervoer van batterijen en batterijgevoede apparaten — overwegingen met betrekking tot verpakking, schade en transport.
Moet er een levering van Artifact Vapor worden afgestemd? Bewaar het verzendingsnummer, de betrokken goederen, de verpakking, het telverslag en de foto’s bij elkaar, en vervolgens neem contact op met het Artifact Vapor-team voordat u iets terugstuurt of wijzigt. Een reactie kan de volgende commerciële stap bevestigen; deze kan echter niet in de plaats komen van de veiligheids-, vervoers- of wettelijke procedures die van toepassing zijn op het ontvangende bedrijf.