La trazabilidad de los lotes de cigarrillos electrónicos es la capacidad de vincular las unidades pedidas y entregadas a una identidad de producto definida, un lote de producción, un registro de proveedor, un movimiento de almacén y un registro de cliente o de destino. Para los compradores mayoristas, el objetivo no es el papeleo en sí mismo, sino una recepción más rápida, una cuarentena controlada, una gestión específica de los problemas y un registro fehaciente de lo que se ha comprado.
Revisado: 2 de agosto de 2026, por el equipo editorial de Artifact Vapor. Se trata de un flujo de trabajo general de trazabilidad B2B; no constituye asesoramiento jurídico ni sustituye a los requisitos de mantenimiento de registros específicos de cada destino.
¿Qué debe incluir un registro de lote de productos de vapeo?
Utiliza identificadores estables siempre que sea posible. Un nombre comercial por sí solo puede reutilizarse en diferentes tiradas de producción u opciones, por lo que debes vincularlo al SKU del proveedor, al código de barras, al código de lote, a la fecha de producción y a las imágenes del embalaje.
| Campo | Ejemplo de fuente de pruebas | Por qué es importante |
|---|---|---|
| Fabricante y marca | Ficha técnica, embalaje de la unidad y factura | Vincula el artículo a la cadena comercial responsable |
| Modelo y variante exactos | Fila de cotización, etiqueta del producto y código de barras | Evita que se agrupen incorrectamente productos similares |
| Referencia del proveedor y código de barras | Presupuesto, albarán y registro de escáner | Permite una gestión repetible de la recepción y el control de existencias |
| Código de lote | Marca en la unidad, el embalaje interior o la caja principal | Define la población afectada objeto de la investigación |
| Información sobre la fecha de fabricación o de caducidad | Registro del envase o del fabricante | Permite la rotación de existencias y la comprobación de la correspondencia de los documentos justificativos |
| Jerarquía de cantidades y envases | Hoja de embalaje y recuento físico | Conciliar unidades, cajas interiores y embalajes |
| Fechas de almacenamiento y movimiento | Registros de confirmación de existencias, envío y recepción | Muestra dónde se almacenó y se trasladó el lote |
| Referencias bibliográficas | Registro de documentos y registro de comprobación de mercado | Vincula el lote a la revisión realizada |
1. Definir la unidad de trazabilidad antes de realizar el pedido
La unidad de trazabilidad más útil es el grupo más pequeño que se pueda identificar de forma fiable a lo largo de todo el pedido. Si el código de lote solo aparece en la caja principal, es posible que el comprador pueda rastrear las cajas, pero no las unidades sueltas una vez que se hayan mezclado. Pregunta dónde aparece cada identificador y decide si es necesario el seguimiento a nivel de unidad, de caja interior o de caja principal.
Anota cómo se diferencian los sabores, la concentración de nicotina, el color u otras variantes. Dos unidades con el mismo nombre de modelo pero con opciones diferentes no deben compartir un mismo código de stock si es necesario distinguirlas en la recepción o en la revisión de mercado.
2. Vincular el registro de compra al lote
Es posible que, antes del pago, aún no se haya asignado el lote exacto. En ese caso, deja el campo en blanco y solicítalo en el momento del embalaje o el envío. El registro final debe vincular la solicitud de compra, el presupuesto, la factura, la lista de embalaje y el albarán de recepción mediante identificadores fijos de pedido y de producto.
- Utiliza una línea de presupuesto por cada SKU y cada opción solicitada.
- Anota las cantidades previstas por unidad, por caja interior y por embalaje.
- Pregunta cuándo estará disponible el identificador de lote.
- Exigir que las sustituciones y los lotes mixtos se comuniquen por escrito.
- Conserva los enlaces o las referencias a los archivos que acrediten el producto aprobado.
Consulta el Lista de comprobación para pedidos al por mayor de productos de vapeo para el flujo de trabajo completo de prepago.
3. Recopilar pruebas de la intervención
En el momento del envío, solicita una lista de embalaje e imágenes nítidas del embalaje de una unidad representativa, los envases interiores, las etiquetas de las cajas maestras y los códigos de lote. Las imágenes deben ser legibles y corresponderse con el pedido; no deben ser ejemplos sin fecha procedentes de otro envío.
For mixed batches, record the quantity of each batch by SKU. Do not replace the batch field with “various” if the supplier can provide a breakdown. If the breakdown is unavailable, mark the limitation and decide whether the order can still meet the buyer’s control requirements.
4. Comprobar la correspondencia del envío en el momento de la recepción
El departamento de recepción debe comparar el stock físico con el registro aprobado antes de que las unidades se pongan a la venta o se distribuyan. Se debe fotografiar el envío sin abrir, las etiquetas de envío y las marcas de las cajas. Se deben contar las cajas y los envases interiores de los que se hayan tomado muestras, y a continuación comparar el SKU, la variante, el código de barras, el código de lote y el embalaje.
| Resultado de la recepción | Acción |
|---|---|
| Coincidente | Anota el nombre del crítico y la fecha de publicación |
| Corto o largo | Anota la diferencia en el recuento e informa al departamento de compras |
| SKU u opción diferente | Poner en cuarentena el ganado afectado y repetir la revisión del producto |
| Lote desconocido | Esperar hasta que el proveedor ofrezca una explicación que permita rastrear el origen |
| Embalaje dañado o alterado | Fotografiar, clasificar y evaluar antes de su puesta en libertad |
| Discrepancia en las pruebas | Retener el lote afectado y actualizar el registro de documentos |
5. Mantener la identidad del lote durante el almacenamiento y la reventa
Un registro de recepción pierde su valor si se mezclan lotes sin un registro de movimiento. Utiliza ubicaciones, etiquetas o campos del sistema de inventario distintos cuando una salida posterior pueda requerir una retención específica. Registra las transferencias entre almacenes y los registros de clientes o destinos asociados a cada envío, respetando la normativa aplicable en materia de privacidad y conservación de registros.
Define a retention period based on legal advice, product lifecycle, contractual requirements and the time in which complaints or regulatory questions may arise. Keep files readable and backed up; a filename should identify the document rather than relying on a person’s memory.
6. Utilizar la trazabilidad para las reclamaciones y las medidas correctoras
Cuando se notifique un problema, identifique en primer lugar el SKU exacto, el lote, la cantidad y las ubicaciones afectadas. Distinga los hechos confirmados de las acusaciones. Conserve fotografías, correspondencia y muestras cuando sea pertinente y, a continuación, notifique al proveedor o fabricante responsable a través del canal acordado.
Un registro de lote permite dar una respuesta adecuada: retener el lote afectado mientras se comprueba si otros lotes se ven realmente implicados. Anote la decisión, la persona responsable, las fechas, las unidades afectadas y las condiciones para la liberación u otra medida. En caso de que se aplique alguna obligación de notificación en materia de seguridad o normativa, solicite el asesoramiento profesional adecuado y utilice el canal oficial pertinente.
Plantilla de trazabilidad de lotes
| Sección | Campos obligatorios |
|---|---|
| Pedido | Entidad compradora, orden de compra, proveedor, factura y destino |
| Producto | Fabricante, marca, modelo, referencia, código de barras y opción |
| Lote | Código de lote, fecha de fabricación, cantidad y nivel de envase en el que aparece el código |
| Pruebas | Ficha técnica, embalaje, registro de documentos y referencia para el análisis de mercado |
| Movimiento | Almacén de origen, envío, transportista, fecha de recepción y ubicación de almacenamiento |
| Disposición | Liberado, retenido, devuelto, destruido o resuelto de cualquier otra forma |
| Reseña | Revisor, fecha y hora, excepciones y referencia de aprobación |
Preguntas frecuentes
¿Un código de barras es lo mismo que un número de lote?
Normalmente no. Un código de barras suele identificar un producto o una configuración de envase, mientras que un código de lote identifica un grupo de producción. Anota ambos cuando estén disponibles.
¿Y si el código de lote solo aparece en la caja principal?
Documenta esa limitación y mantén la relación entre la caja y sus unidades. Si las unidades sueltas se van a mezclar posteriormente, decide si se necesitan etiquetas internas adicionales o registros del sistema.
¿Debería fotografiarse cada envío?
El alcance debe basarse en el riesgo y definirse en el procedimiento de recepción, pero las fotografías de las etiquetas de envío, las marcas de las cajas y las etiquetas representativas de los productos constituyen una forma práctica de documentar lo que se ha recibido.
¿Demuestra la trazabilidad que un producto cumple los requisitos para su comercialización?
No. La trazabilidad permite identificar el producto y el lote. La idoneidad para su comercialización es una evaluación independiente que se recoge en el Matriz de elegibilidad por SKU y mercado.
Inicia el proceso completo de compra con el Guía de compra de productos de vapeo al por mayor, o envía los enlaces exactos de los productos, las cantidades y el destino a través del Página de consultas sobre venta al por mayor.