No se debe tramitar ningún pedido mayorista de productos de vapeo hasta que cada línea de material cuente con el SKU exacto, la cantidad, la configuración de la caja, el destino, la fecha de entrada en stock, el almacén, la base de precio y el estado de la documentación. Esta lista de comprobación previa al pago convierte una selección del catálogo en un registro de compra verificable.
Revisado: 2 de agosto de 2026, por el equipo editorial de Artifact Vapor. Se trata de información general sobre adquisiciones B2B, no de asesoramiento jurídico ni de una garantía de disponibilidad de existencias o de elegibilidad para el destino.
Resumen de la lista de comprobación para pedidos al por mayor
- Indica la empresa compradora, el destino y el canal de reventa previsto.
- Indica una variante de producto concreta por cada línea del presupuesto.
- Confirma el pedido mínimo (MOQ), el embalaje interior, la caja principal y las normas para pedidos mixtos.
- Consigue una confirmación de las existencias y del almacén con la fecha correspondiente.
- Realizar comprobaciones exhaustivas de los datos relativos a los productos, los lotes y los mercados.
- Contrasta el precio, las condiciones de entrega, la factura y el destinatario del pago.
- Aprobar, retener o eliminar cada línea antes del pago.
- Comprueba y compara el pedido recibido.
1. Definir la solicitud de compra
Start with a written request containing the buyer’s legal business name, delivery country, resale channel, target delivery window and person responsible for approval. Then add one row for each requested SKU and option.
| Campo de solicitud | Qué grabar |
|---|---|
| Producto | Marca, modelo exacto, referencia del proveedor, código de barras y enlace al producto |
| Opción | Sabor, concentración de nicotina, color u otra variante solicitada |
| Cantidad | Unidades solicitadas y configuración aceptable de la caja |
| Destino | País y dirección de entrega o región |
| Momento | Franja horaria de envío o entrega requerida |
| Pruebas | Documentos e identificadores necesarios antes de la aprobación |
Si no se ha seleccionado el modelo exacto, haz que la selección del surtido sea una fase independiente. No pidas a un proveedor que elija un artículo «equivalente» sin definir qué campos pueden variar.
2. Confirmar el pedido mínimo (MOQ) y la unidad comercial
Pregunta si el pedido mínimo (MOQ) se aplica por sabor, opción de nicotina, modelo, caja o pedido total. Confirma el número de unidades vendibles por caja interior, el número de cajas interiores por caja principal, el número total de unidades por caja, las dimensiones de la caja y el peso bruto. No se puede comparar con precisión el precio por dispositivo hasta que queden claros el embalaje y la base de cálculo del coste.
Registra por separado las reglas relativas a cajas mixtas y SKU mixtos. Es posible que un proveedor permita varios sabores dentro de un mismo modelo, pero no que modelos diferentes compartan una caja principal. Utiliza el Guía sobre la cantidad mínima de pedido (MOQ) y la cantidad por caja para la venta al por mayor de productos de vapeo al normalizar las cotizaciones.
3. Confirmar el stock disponible y el almacén de pedidos
Una página de producto publicada no equivale a existencias disponibles. Solicita una confirmación con fecha en la que se indique el SKU exacto, la cantidad disponible, el lote o serie (si se conoce), el almacén físico utilizado para el pedido y la fecha prevista de reposición en caso de que haya falta de existencias.
Si se indica que las existencias se encuentran en un almacén de la UE, anota el país en el que se encuentra la instalación y la parte responsable del cumplimiento. La ubicación del almacén no determina la elegibilidad del producto en el país de destino. Compara la ruta y la responsabilidad utilizando el Guía de envíos: desde el almacén de la UE frente a la fábrica.
4. Realizar comprobaciones exhaustivas de los productos y los mercados
Asegúrate de que el SKU exacto, la concentración de nicotina, la capacidad del líquido, el tipo de dispositivo, el embalaje y la configuración de la etiqueta se ajusten al mercado al que va dirigido. Utiliza el Guía de verificación y documentación de productos para el registro de pruebas y el Matriz de elegibilidad por SKU y mercado para diferenciar los análisis correspondientes a EE. UU., Gran Bretaña, la UE y cada país.
No marques una línea como admisible simplemente porque un proveedor haya enviado el mismo modelo a otro lugar. Anota la fuente oficial consultada, la fecha de consulta, el identificador encontrado y el nombre del revisor. Solicita asesoramiento profesional específico para el destino cuando sea necesario.
5. Comprobar el presupuesto definitivo
| Comprobar | Coincidencia obligatoria | Mantener pulsado el gatillo |
|---|---|---|
| Identidad | Fabricante, marca, modelo, referencia, opción e imágenes del producto | Un identificador hace referencia a otro modelo |
| Cantidad | Cantidad mínima de pedido, unidades por caja y número de cajas | No queda claro en qué se basa el paquete |
| Precio | Precio por unidad o por caja, moneda, validez y gastos incluidos | Faltan la base de precios o las exclusiones |
| Entrega | Almacén, plazo de entrega, Incoterm y destino designado | Cambio de responsabilidad o de ruta |
| Pruebas | Referencia exacta, lote (si procede) y mercado de destino | El alcance del documento no coincide |
| Contraparte | Entidad contratante, emisor de la factura y destinatario verificado del pago | El pago se redirige sin que se realice una verificación independiente |
Utiliza un registro de cambios. Si el proveedor sustituye un modelo, cambia de almacén, revisa la cantidad por caja o envía nuevas instrucciones de pago, anota el cambio y repite las comprobaciones correspondientes.
6. Comprobar la factura y las instrucciones de pago
La factura debe identificar a la entidad contratante y contener suficientes detalles sobre el producto para poder cotejarla con el presupuesto aprobado. Verifica las instrucciones de pago nuevas o modificadas a través de un canal de contacto conocido. No te fíes únicamente del mensaje en el que se comunica el cambio.
- Comprueba el nombre de la entidad jurídica, los datos de registro y la dirección de facturación.
- Comprueba que coincidan las líneas de producto, las cantidades, la moneda y las condiciones de entrega.
- Anota el nombre del beneficiario, la sucursal bancaria o la plataforma de pago y el método de verificación.
- Resuelve cualquier discrepancia antes de autorizar el pago.
7. Crear un registro de aprobación
Cada fila de producto debe incluir un estado, un revisor y una marca de tiempo. Los estados recomendados son: «sin revisar», «pendiente de pruebas», «discrepancia», «aprobado», «eliminado» y «sustituido». El pedido global debe permanecer en espera mientras haya alguna fila de material pendiente o con discrepancias.
Conserva la solicitud de compra definitiva, el presupuesto, la factura, la documentación del producto, la confirmación de existencias, el registro de comprobación de mercado, la verificación del pago y la correspondencia. El registro debe reflejar la información de la que se disponía en el momento de la aprobación, en lugar de basarse en una reconstrucción posterior.
8. Preparar los comprobantes de recepción antes del envío
Decide con antelación qué debe fotografiar y registrar el equipo encargado de la recepción. Incluye el estado del embalaje exterior, las etiquetas de envío, las marcas del embalaje, el recuento de productos y opciones, los identificadores de lote, el embalaje individual y cualquier daño o falta. Si una discrepancia puede afectar a la idoneidad o la seguridad en el destino, pon en cuarentena el stock afectado hasta que se revise.
El Guía sobre la trazabilidad de los lotes de productos de vapeo ofrece un flujo de trabajo práctico para la recepción y la salida de mercancías a nivel de lote.
Tabla de decisiones de prepago que se puede copiar
| Ámbito de decisión | Propietario | Estado | Referencia bibliográfica |
|---|---|---|---|
| Se han definido el comprador y el destino | Compras | Sin revisar / Aprobado / En espera | Solicitud de compra |
| SKU y opciones bloqueadas | Compras | Sin revisar / Aprobado / En espera | Polémica por las citas |
| Se ha confirmado el pedido mínimo (MOQ) y la cantidad por caja | Compras | Sin revisar / Aprobado / En espera | Ficha de embalaje |
| Existencias y almacén a fecha de | Datos de contacto del proveedor | Sin revisar / Aprobado / En espera | Confirmación de existencias |
| Se han encontrado resultados coincidentes para el producto | Responsable de cumplimiento normativo | Sin revisar / Aprobado / En espera | Registro de documentos |
| Se ha registrado el análisis de mercado | Responsable de cumplimiento normativo | Sin revisar / Aprobado / En espera | Matriz de requisitos |
| Factura y pago verificados | Finanzas | Sin revisar / Aprobado / En espera | Registro de aprobaciones |
Estandarizar los costes de los presupuestos y las condiciones de entrega
Para cada presupuesto, rellena el Hoja de cálculo para la comparación de costes totales y el Lista de preguntas del comprador sobre los Incoterms. Incluye en el registro de compra la norma, el lugar designado, los gastos incluidos, la función del importador y cualquier suposición desconocida.
Record the assortment decision
Rellena el vape assortment scorecard and 30-day review plan before payment so every opening SKU has a distinct role, a maximum cash exposure and a measurable next action.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el último control que hay que realizar antes de pagar a un mayorista de cigarrillos electrónicos?
Contrasta la solicitud aprobada, el presupuesto definitivo, la factura y las instrucciones de pago verificadas. Cualquier cambio sustancial debe revisarse antes de que se liberen los fondos.
¿Puede una sola autorización abarcar varias referencias similares?
Solo cuando las pruebas abarquen claramente cada SKU y cada opción de la lista. De lo contrario, mantén filas separadas para que una discrepancia en un producto no pase desapercibida dentro de una aprobación grupal.
¿Qué debería ocurrir cuando un artículo incluido en el presupuesto está agotado?
Registra la falta de existencias y solicita una propuesta de sustitución por escrito. Trata el producto sustitutivo propuesto como una nueva referencia (SKU) y repite las comprobaciones del producto y del mercado.
¿Dónde puedo solicitar un presupuesto?
Explora el catálogo al por mayor, y, a continuación, envía los enlaces exactos de los productos, las cantidades y el destino a través del Página de consultas sobre venta al por mayor.