La traçabilité des lots de cigarettes électroniques consiste à pouvoir associer les unités commandées et livrées à une identité de produit définie, à un lot de production, à une fiche fournisseur, à un mouvement d'entrepôt et à une fiche client ou de destination. Pour les acheteurs en gros, l'objectif n'est pas la paperasse en soi : il s'agit d'accélérer la réception des marchandises, d'assurer une quarantaine contrôlée, de traiter les problèmes de manière ciblée et de disposer d'un registre fiable des achats effectués.
Critique : 2 août 2026, par l'équipe éditoriale d'Artifact Vapor. Il s'agit d'un processus général de traçabilité B2B ; ce document ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas les exigences en matière de tenue des registres propres à chaque destination.
Que doit contenir un dossier de lot de produits de vapotage ?
Utilisez des identifiants stables dans la mesure du possible. Un nom commercial seul pouvant être réutilisé d'un cycle de production à l'autre ou pour différentes options, associez-le à la référence fournisseur (SKU), au code-barres, au code de lot, à la date de production et aux images de l'emballage.
| Champ | Exemple de source de preuve | Pourquoi est-ce important ? |
|---|---|---|
| Fabricant et marque | Fiche technique, emballage unitaire et facture | Relie l'article à la chaîne commerciale responsable |
| Modèle et version exacts | Ligne de devis, étiquette du produit et code-barres | Empêche que des produits similaires soient regroupés à tort |
| Référence fournisseur et code-barres | Devis, bordereau d'expédition et relevé de numérisation | Permet une gestion répétable de la réception et des stocks |
| Code de lot | Marquage sur l'unité, le conditionnement intérieur ou le carton principal | Définit la population concernée par l'enquête |
| Informations relatives à la fabrication ou à la date de péremption | Données figurant sur l'emballage ou dans le dossier du fabricant | Permet la gestion de la rotation des stocks et la mise en correspondance des justificatifs |
| Hiérarchie des quantités et des emballages | Fiche d'emballage et inventaire physique | Permet de regrouper les unités, les boîtes intérieures et les cartons |
| Dates d'entreposage et de transfert | Documents de confirmation des stocks, d'expédition et de réception | Indique où le lot a été stocké et où il a été transféré |
| Références des éléments de preuve | Registre des documents et relevé des vérifications de marché | Associe le lot à la vérification effectuée |
1. Définir l'unité de traçabilité avant de passer commande
L'unité de traçabilité la plus utile est le plus petit groupe pouvant être identifié de manière fiable tout au long du processus de commande. Si un code de lot n'apparaît que sur le carton principal, l'acheteur pourra peut-être tracer les cartons, mais pas les unités en vrac une fois qu'elles auront été mélangées. Renseignez-vous sur l'emplacement de chaque identifiant et déterminez si un suivi au niveau de l'unité, de la boîte intérieure ou du carton est nécessaire.
Indiquez comment les variantes de saveur, de teneur en nicotine, de couleur ou autres sont différenciées. Deux articles portant le même nom de modèle mais présentant des options différentes ne doivent pas partager le même code de stock si le service de réception ou le service d'analyse du marché doit pouvoir les distinguer.
2. Associer l'enregistrement d'achat au lot
Avant le paiement, il se peut que le lot exact n'ait pas encore été attribué. Dans ce cas, laissez le champ en attente et précisez-le lors de l'emballage ou de l'expédition. L'enregistrement final doit relier la demande d'achat, le devis, la facture, le bordereau d'expédition et le bon de réception à l'aide d'identifiants de commande et de produit uniques.
- Utilisez une ligne de devis par référence et par option commandée.
- Indiquez les quantités prévues par unité, par carton intérieur et par carton d'emballage.
- Demandez quand l'identifiant de lot sera disponible.
- Exiger que les substitutions et les lots mixtes soient signalés par écrit.
- Conservez les liens ou les références aux fichiers relatifs aux éléments de preuve approuvés concernant le produit.
Voir le Liste de contrôle pour les commandes de produits de vapotage en gros pour le processus complet de prépaiement.
3. Recueillir les éléments de preuve relatifs à l'intervention
Au moment de l'expédition, demandez une liste de colisage ainsi que des photos nettes et représentatives de l'emballage unitaire, des emballages intérieurs, des étiquettes des cartons principaux et des codes de lot. Les photos doivent être lisibles et correspondre à la commande ; il ne doit pas s'agir d'exemples non datés provenant d'un autre envoi.
For mixed batches, record the quantity of each batch by SKU. Do not replace the batch field with “various” if the supplier can provide a breakdown. If the breakdown is unavailable, mark the limitation and decide whether the order can still meet the buyer’s control requirements.
4. Effectuer le rapprochement de l'expédition à la réception
Le service de réception doit vérifier la conformité du stock physique avec les registres approuvés avant que les articles ne soient mis en vente ou redistribués. Photographiez le colis non ouvert, les étiquettes d'expédition et les marquages sur les cartons. Comptez les cartons et prélevez des échantillons des emballages individuels, puis vérifiez la référence (SKU), la variante, le code-barres, le code de lot et l'emballage.
| Résultat de la réception | Action |
|---|---|
| Correspondant | Indiquez le nom du critique et la date de sortie |
| Court ou trop long | Noter la différence d'inventaire et en informer le service des achats |
| Référence ou option différente | Mettre en quarantaine le lot concerné et refaire l'examen du produit |
| Lot inconnu | Attendre que le fournisseur fournisse une explication vérifiable |
| Emballage endommagé ou altéré | Photographier, trier et évaluer avant la remise en liberté |
| Incohérence des éléments de preuve | Mettre le lot concerné en attente et mettre à jour le registre des documents |
5. Préserver l'identité du lot tout au long du stockage et de la revente
Un enregistrement de réception perd de sa valeur si les lots sont mélangés sans qu'un enregistrement de mouvement ait été établi. Utilisez des emplacements, des étiquettes ou des champs du système de gestion des stocks distincts lorsqu'une sortie ultérieure pourrait nécessiter une mise de côté ciblée. Enregistrez les transferts entre entrepôts ainsi que les enregistrements relatifs au client ou à la destination associés à chaque expédition, dans le respect des règles applicables en matière de confidentialité et de conservation des documents.
Define a retention period based on legal advice, product lifecycle, contractual requirements and the time in which complaints or regulatory questions may arise. Keep files readable and backed up; a filename should identify the document rather than relying on a person’s memory.
6. Utiliser la traçabilité pour le traitement des réclamations et la mise en œuvre des mesures correctives
Lorsqu'un problème est signalé, commencez par identifier précisément la référence (SKU), le lot, la quantité et les emplacements concernés. Distinguez les faits avérés des allégations. Conservez les photographies, la correspondance et les échantillons le cas échéant, puis informez le fournisseur ou le fabricant concerné par la voie convenue.
Un dossier de lot permet d'adopter une réponse adaptée : mettre en attente le lot concerné tout en vérifiant si d'autres lots sont effectivement concernés. Consigner la décision prise, le nom de la personne responsable, les dates, les unités concernées ainsi que les conditions de mise en circulation ou toute autre mesure à prendre. Lorsqu'une obligation de signalement en matière de sécurité ou de réglementation s'applique, solliciter l'avis d'un professionnel compétent et passer par la voie officielle appropriée.
Modèle de traçabilité des lots
| Section | Champs obligatoires |
|---|---|
| Commande | Entité acheteuse, bon de commande, fournisseur, facture et lieu de livraison |
| Produit | Fabricant, marque, modèle, référence, code-barres et option |
| Lot | Code de lot, date de fabrication, quantité et niveau d'emballage sur lequel figure le code |
| Éléments de preuve | Fiche technique, emballage, registre des documents et référence pour l'analyse du marché |
| Mouvement | Entrepôt d'origine, expédition, transporteur, date de réception et emplacement de stockage |
| Disposition | Libéré, retenu, restitué, détruit ou réglé d'une autre manière |
| Critique | Responsable de la révision, horodatage, exceptions et référence d'approbation |
Foire aux questions
Un code-barres, c'est la même chose qu'un numéro de lot ?
En général, non. Un code-barres sert généralement à identifier un produit ou une configuration d'emballage, tandis qu'un code de lot permet d'identifier un groupe de production. Enregistrez les deux lorsque cela est possible.
Et si le code de lot ne figurait que sur le carton principal ?
Consignez cette restriction et préservez le lien entre le dossier et ses éléments constitutifs. Si des éléments non liés doivent être regroupés ultérieurement, déterminez s’il est nécessaire d’ajouter des étiquettes internes ou des enregistrements système supplémentaires.
Faut-il photographier chaque envoi ?
Le champ d'application doit être défini en fonction des risques et précisé dans la procédure de réception, mais les photos des étiquettes d'expédition, des marquages sur les cartons et des étiquettes représentatives des produits constituent un moyen pratique de conserver une trace de ce qui a été réceptionné.
La traçabilité permet-elle de prouver qu'un produit est éligible à un marché ?
Non. La traçabilité permet d'identifier le produit et le lot. L'éligibilité à la mise sur le marché fait l'objet d'un examen distinct, consigné dans le Matrice d'éligibilité par référence et par marché.
Lancez l'intégralité du processus d'achat avec le Guide d'achat de produits de vapotage en gros, ou envoyez-nous les liens exacts vers les produits, les quantités et la destination via le Page « Demande de renseignements sur la vente en gros ».