Een matrix met de geschiktheid per SKU en per markt voor e-sigaretten geeft weer wat er voor één specifiek product op één specifieke bestemming is gecontroleerd. Het voorkomt een veelvoorkomende fout in de groothandel: het beschouwen van een merk, magazijn, certificaat of goedkeuring op één markt als bewijs dat elke variant overal verkocht mag worden.
Beoordeeld: 2 augustus 2026 door de redactie van Artifact Vapor. Deze pagina biedt een sjabloon voor een beoordeling, maar geen juridisch advies, wettelijke goedkeuring of een lijst van Artifact Vapor-artikelnummers die voor verkoop zijn goedgekeurd. Regels en officiële documenten kunnen veranderen; controleer deze kort voor de transactiedatum.
Welke beslissing wordt door de matrix ondersteund?
De matrix ondersteunt een weloverwogen commerciële beslissing: of een bepaalde afnemer over voldoende actuele gegevens beschikt om door te gaan met een bepaalde SKU voor een specifieke bestemming en bedrijfsrol. Er mag geen gebruik worden gemaakt van één enkel algemeen veld voor ‘conformiteit’. In plaats daarvan worden identiteit, productformaat, regelgevingsgegevens, verpakking, commerciële rol en de beslissing van de beoordelaar van elkaar gescheiden.
| Matrixniveau | Vereiste definitie | Niet vervangen door |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Fabrikant, merk, exact model, variant, SKU en streepjescode | Een merknaam of de naam van een productfamilie |
| Productformaat | Gegevens over oplaadbare/navulbare configuratie, nicotine, vloeistof en verpakking | Een marketingcategorie zoals ‘nieuw model’ |
| Markt | Nationale en, indien van toepassing, regionale bevoegdheid | "Europa", "EU-aandelen" of "wereldwijd" |
| Functie binnen het bedrijf | Fabrikant, importeur, groothandelaar, detailhandelaar of andere functie | Een algemene opmerking dat „de leverancier dit regelt“ |
| Officieel verslag | Bron, identificatiecode, exacte naamovereenkomst en controledatum | Een screenshot zonder URL of datum |
| Besluit | Beoordeeld, in behandeling gehouden, afgewezen of advies ingewonnen, met vermelding van eigenaar en datum | Een onverklaarbare ja/nee-cel |
Begin met een record met de exacte SKU-identificatie
Voordat u in een officiële lijst gaat zoeken, moet u de identiteit van het gezochte product vastleggen. Noteer de fabrikant of aanvrager, het merk, het model, de smaak of andere variant, het nicotinegehalte, de vloeistofinhoud, het type apparaat, de leveranciers-SKU, de barcode en de verpakkingsversie. In officiële registers kan een naam worden gebruikt die enigszins afwijkt van de benaming in de catalogus; noteer daarom zowel de aangehaalde naam als de naam in het register.
Als het onduidelijk is of er een overeenkomst is, trek dan geen conclusies op basis van een vergelijkbare afbeelding of een afgekorte modelnaam. Vraag de leverancier om de relevante identificatiecode en bewijsstukken waaruit blijkt dat het om de genoemde voorraad gaat. De Handleiding voor het controleren van vape-producten legt uit hoe je deze identiteitsketen kunt opbouwen.
Recensierubriek over de Verenigde Staten
Voor de distributie in de VS begint u met de FDA’s current authorized e-cigarette information en de daar gekoppelde doorzoekbare database met tabaksproducten van de FDA. Noteer de exacte naam van de fabrikant en het product, de relevante vergunningsgegevens, de bron-URL en de datum waarop je dit hebt gecontroleerd.
FDA states that authorized tobacco products are not “FDA approved,” and authorization does not mean a product is safe. The matrix should use accurate language such as “record found and identity matched” rather than an approval badge. Also record the buyer’s federal, state and local retail or distribution checks as separate fields; a federal database result does not resolve every other obligation.
Recensierubriek over Groot-Brittannië
Voor Engeland, Schotland en Wales begin je met de MHRA-informatiecentrum over e-sigaretten en vapen en de desbetreffende lijst met aangemelde producten. Volgens de richtlijnen van de MHRA moeten nicotinehoudende e-sigarettenproducten vóór de verkoop worden aangemeld en gepubliceerd. Noteer de ingediende productnaam, de indiener, het ECID of een ander gepubliceerd identificatienummer (indien beschikbaar), de gebruikte lijst en de controledatum.
Ga ook na of het productformaat wordt beïnvloed door de Verbod op wegwerpvapes in het Verenigd Koninkrijk, die van toepassing is op de verkoop en levering vanaf 1 juni 2025. In de richtlijnen van de overheid wordt een herbruikbare e-sigaret omschreven als een product dat oplaadbaar en navulbaar is, met een verwijderbare en vervangbare spoel, voor zover het product een spoel bevat. Ga er niet vanuit dat een product alleen al vanwege de aanwezigheid van een oplaadpoort herbruikbaar is.
Behandel Noord-Ierland, indien van toepassing, als een afzonderlijk rechtsgebied, aangezien de meldingsprocedure en het toepasselijke kader kunnen verschillen. Voeg controles toe met betrekking tot de minimumleeftijd voor verkoop, verpakking, producent/importeur, recycling en eventuele nieuwe belasting- of accijnscontroles die aan de betreffende adviseur of bedrijfseigenaar zijn toegewezen.
Rubriek over de Europese Unie
Als je naar een bestemming in de EU reist, begin dan met Richtlijn 2014/40/EU. Artikel 20 bevat voorschriften voor elektronische sigaretten en navulverpakkingen, waaronder de verplichting voor fabrikanten of importeurs om de bevoegde autoriteiten hiervan op de hoogte te stellen. Geef vervolgens aan welke nationale autoriteit hiervoor bevoegd is, vermeld indien beschikbaar de bron waar het product is gepubliceerd, en geef informatie over taal- en verpakkingsvoorschriften, belastingen, milieuverplichtingen en eventuele aanvullende nationale beperkingen.
Use one row per destination Member State. A notification or commercial history in one country should not be copied into another country’s pass column without a separate review. Likewise, a product held in an EU warehouse has a logistics location; it does not gain EU-wide market eligibility from that location.
Kopieerbare SKU-matrix per markt
| Veld | Verenigde Staten | Groot-Brittannië | EU-bestemmingsland |
|---|---|---|---|
| Exacte naam van het aangeboden product | Voer een waarde in | Voer een waarde in | Voer een waarde in |
| Fabrikant / aanvrager / indiener | Voer een waarde in | Voer een waarde in | Voer een waarde in |
| SKU, barcode en variant | Voer een waarde in | Voer een waarde in | Voer een waarde in |
| Configuratie van apparaat en vloeistof | Voer een waarde in | Voer een waarde in | Voer een waarde in |
| Gecontroleerd aan de hand van een officiële bron | URL van de bron van de FDA | Bron-URL van MHRA/GOV.UK | URL’s van bronnen op EU- en nationaal niveau |
| Overeenstemming tussen gepubliceerde identificatiecode en exacte naam | Geregistreerd / Niet gevonden / Onduidelijk | Geregistreerd / Niet gevonden / Onduidelijk | Geregistreerd / Niet gevonden / Onduidelijk |
| Beperkingen met betrekking tot het productformaat gecontroleerd | Eigenaar en resultaat | Eigenaar en resultaat | Eigenaar en resultaat |
| Verpakking en etikettering gecontroleerd | Eigenaar en resultaat | Eigenaar en resultaat | Eigenaar en resultaat |
| Verplichtingen van importeurs en producenten gecontroleerd | Eigenaar en resultaat | Eigenaar en resultaat | Eigenaar en resultaat |
| Leeftijds-, belasting- en milieucontroles | Eigenaar en resultaat | Eigenaar en resultaat | Eigenaar en resultaat |
| Datum gecontroleerd en bewijsmateriaal opgeslagen | Datum / dossiernummer | Datum / dossiernummer | Datum / dossiernummer |
| Besluit | Beoordeeld / In behandeling / Afgewezen / Advies | Beoordeeld / In behandeling / Afgewezen / Advies | Beoordeeld / In behandeling / Afgewezen / Advies |
Gebruik taal die de status weergeeft
| Status | Gebruik wanneer | Interpreteer dit niet als |
|---|---|---|
| Nog niet begonnen | Er is geen verantwoorde beoordeling of broncontrole vastgelegd | Laag risico |
| Nog te leveren bewijs | Er ontbreekt een leverancierscode, een officieel resultaat of een verpakkingsonderdeel | Voorlopige goedkeuring |
| Record gevonden | Er is een officieel document gevonden en de identiteit ervan is vergeleken | Aan alle verplichtingen is voldaan |
| Niet gevonden | De opgegeven zoekopdracht leverde geen resultaten op | Bewijs van onrechtmatigheid zonder verdere toetsing |
| Afwijking | Het document of bewijs heeft betrekking op een ander product, een andere entiteit of een andere variant | Een klein spelfoutje, tenzij dit wordt verholpen |
| Vraag advies | De overeenstemming op het gebied van regels, rollen of identiteit vereist een deskundige interpretatie | Toestemming om ondertussen door te gaan |
| Intern goedgekeurd | De genoemde organisatie heeft haar gedocumenteerde beoordeling afgerond | Goedkeuring door een toezichthouder |
Bewijsvoering en controlemaatregelen
Leg voor elke officiële controle de titel van de bron, de directe URL, de zoektermen, het resultaat, de controledatum en de naam van de controleur vast. Sla voldoende informatie op om het resultaat te kunnen reproduceren, zonder dat een oude schermafbeelding als blijvend actueel wordt gepresenteerd. Stel een aanleiding voor een hercontrole vast, zoals het verlengen van een vergunning, een wijziging in de verpakking, een nieuwe partij, een wijziging in de regelgeving of een vaste controledatum.
Zet beweringen van leveranciers in een aparte kolom. Een verklaring van een leverancier kan helpen bij het vinden van bewijsmateriaal, maar mag een resultaat uit een officiële bron niet terzijde schuiven. Als de leverancier en de officiële bron elkaar tegenspreken, zet de rij dan in de wacht en los het verschil op.
Besluitvormingsproces
- Bevries de SKU, de variant, de bestemming en de rol van de koper.
- Verzamel bewijsmateriaal met betrekking tot de identiteit, de verpakking en de partij.
- Raadpleeg de relevante officiële bronnen en nationale voorschriften.
- Registreer exacte overeenkomsten, ontbrekende velden en conflicten.
- Leg onopgeloste juridische of technische vragen voor aan een gekwalificeerde adviseur.
- De betreffende rij goedkeuren, in de wachtrij plaatsen of verwijderen.
- Herhaal de beoordeling na een wezenlijke wijziging in het product, de markt of de regelgeving.
Veelgestelde vragen
Betekent een vermelding bij de MHRA dat een product overal in Europa verkocht mag worden?
Nee. Een MHRA-registratie heeft betrekking op het betreffende Britse kennisgevingskader. Voor een bestemming in de EU is een afzonderlijke EU- en nationale beoordeling vereist.
Betekent een FDA-toelating hetzelfde als „door de FDA goedgekeurd“?
Nee. De FDA maakt een onderscheid tussen een vergunning voor het in de handel brengen en een goedkeuring, en stelt dat tabaksproducten waarvoor een vergunning is verleend, niet veilig zijn.
Kan één en dezelfde matrix alle varianten omvatten?
Alleen als ze duidelijk in het officiële verslag en het ondersteunende bewijsmateriaal aan bod komen en de identificatiegegevens behouden blijven. Gebruik anders afzonderlijke variantregels.
Hoe vaak moet de matrix worden bijgewerkt?
Controleer dit opnieuw bij elke aankoop en telkens wanneer de SKU, verpakking, partij, bestemming, bedrijfsrol of toepasselijke regel verandert.
Gebruik dit sjabloon samen met de handleiding voor de traceerbaarheid van batches en Checklist voor groothandelsbestellingen. Om actuele catalogusinformatie aan te vragen, stuurt u de exacte productlinks, hoeveelheden en bestemming via de Pagina voor groothandelsaanvragen.