In een offerte voor de groothandel in e-sigaretten mag een Incoterms®-afkorting niet op zichzelf worden gebruikt. De koper dient de gekozen regel, de exacte plaats of haven, de versie van Incoterms® 2020, de vervoerswijze, de rollen van importeur en exporteur, de verantwoordelijkheden bij de inklaring, de inbegrepen kosten, de verzekering, de risico-overdracht en de documenten die elke partij moet verstrekken, te bevestigen.
De Incoterms®-regels verdelen bepaalde leveringstaken, kosten en risico’s tussen verkoper en koper. Ze bepalen op zichzelf niet de wettigheid van het product, de eigendomsoverdracht, de betalingsvoorwaarden, contractuele rechtsmiddelen, belastingregistratie, douaneclassificatie of de vraag of een bepaald vape-artikel mag worden geïmporteerd of verkocht. Deze pagina bevat een lijst met vragen over inkoop en vormt geen juridisch, fiscaal of douaneadvies.
Vragen die u moet beantwoorden voordat u een leveringsvoorwaarde accepteert
- Welke Incoterms®-regel en -editie zijn van toepassing? Vermeld de regel, de plaatsnaam en „Incoterms® 2020” in de offerte en het contract.
- Wat is de exacte naam van die plaats? Een aanduiding als ‘stad’, ‘land’ of ‘EU-magazijn’ is vaak te algemeen. Geef de terminal, het magazijn, de haven of het adres aan, evenals het afleverpunt daarbinnen.
- Wie sluit de overeenkomst voor elke vervoersfase? Registreer het ophalen, de afhandeling op de plaats van herkomst, het hoofdvervoer, de afhandeling onderweg en de aflevering op de plaats van bestemming afzonderlijk.
- Waar vindt de risico-overdracht plaats? Do not assume the party paying freight holds the risk for the same distance. Confirm the rule’s delivery point and the practical evidence of delivery.
- Wie verzorgt de in- en uitvoeraangifte? Controleer de exporteur, de officiële importeur, de aangiften, vergunningen/registraties en de instructies van de douane-expediteur.
- Welke kosten zijn inbegrepen? Vraag om een schriftelijke opsomming van de kosten voor terminalafhandeling, veiligheids- en brandstoftoeslagen, opslag, keuring, makelaarskosten, invoerrechten, belastingen, definitieve levering en lossen.
- Is een verzekering verplicht of wordt deze aangeboden? Noteer de verzekerde, de waarde, de dekkingsomvang, de uitsluitingen, de schadeafhandelingsprocedure en het bewijsmateriaal. Beschouw „verzekerde verzending“ niet als een volledig antwoord.
- Welke vervoersdocumenten worden er afgegeven? Zorg ervoor dat de factuur, de paklijst, het vervoersdocument, het uitvoerbewijs, het afleveringsbewijs en de partijgegevens overeenkomen met de betreffende zending.
- Wat gebeurt er als de route verandert? Een wijziging van de herkomst, het magazijn, de vervoerder of de bestemming kan gevolgen hebben voor de kosten, de timing en de verantwoordelijkheden. Vraag voorafgaand aan een vervanging om schriftelijke goedkeuring.
- Welke verplichtingen vallen niet onder de Incoterms®? Neem bepalingen inzake betaling, eigendom, keuring, aanvaarding, productbewijs, nalevingsgaranties, rechtsmiddelen bij vertraging en geschillenregeling elders in het contract op.
Voorwaarden die kopers vaak in offertes tegenkomen
| Regelfamilie | Vraag die de koper zou moeten stellen | Veelvoorkomend vergelijkingsrisico |
|---|---|---|
| EXW | Can the buyer practically manage collection and export formalities at the seller’s location? | Door een lage productprijs blijven de meeste logistieke werkzaamheden en het risico aan de herkomst vaak buiten de prijsberekening. |
| FCA | Welke plaats en welk overdrachtspunt van de vervoerder zijn van toepassing, en wie zorgt op dat punt voor het laden? | "FCA China" is niet nauwkeurig genoeg voor een kosten- of risicovergelijking. |
| CPT / CIP | Waar vindt de levering/risico-overdracht plaats ten opzichte van de bestemming waarnaar het vervoer is betaald? | Betaald vervoer kan worden verward met het risico dat de verkoper draagt tot aan de plaats van bestemming. |
| DAP | Wie is de officiële importeur, wie betaalt de invoerheffingen en is het lossen inbegrepen? | Op een etiket voor levering aan huis kunnen uitsluitingen met betrekking tot inklaring, invoerrechten, belastingen of loskosten verborgen zijn. |
| DDP | Kan de verkoper de genoemde invoerverplichtingen in het land van bestemming zowel juridisch als praktisch nakomen? | De afkorting mag in informele situaties worden gebruikt zonder dat er sprake is van een functionerende invoer- en belastingstructuur. |
| FOB / CFR / CIF | Gaat het daadwerkelijk om vervoer over zee of via binnenwateren van haven naar haven, en welke haven wordt genoemd? | Regels die uitsluitend voor zeevervoer gelden, kunnen ten onrechte worden toegepast op multimodale containerzendingen of koerierszendingen. |
Deze tabel dient uitsluitend als leidraad. Raadpleeg de officiële ICC-publicatie en deskundige adviseurs om de gekozen regel toe te passen op het concrete contract.
Specifieke controles voor e-sigaretten die niet door de afleveringsregel worden opgelost
- De exacte gegevens van de fabrikant, het merk, het model, de configuratie, de nicotineoptie, de vloeistofcapaciteit, de batterij en de verpakking.
- Of het aangehaalde bewijsmateriaal betrekking heeft op dezelfde SKU en productiebatch.
- Bestemmingsspecifieke voorschriften inzake producten, kennisgeving, belastingen, etikettering, reclame, milieu en leeftijdsbeperkingen.
- Of de voorraad fysiek beschikbaar is op de opgegeven verzendlocatie en in de gewenste combinatie van partijen/opties.
- Wie is verantwoordelijk voor het product als de documentatie onvolledig is of als de autoriteiten de zending selecteren voor controle?
Vul het checklist voor productdocumentatie en Beoordeling per SKU en per markt ongeacht de vrachtvoorwaarde. Een leveringsregel zorgt er niet voor dat een niet-geverifieerd catalogusartikel een goedgekeurd product wordt.
Sjabloon voor de formulering van een offerte volgens Incoterms®
Voorgestelde leveringsvoorwaarden: [REGEL] [precieze plaats/haven], Incoterms® 2020. De verkoper dient de inbegrepen kosten voor herkomst, vervoer, verzekering, bestemming, inklaring, invoerrechten, belastingen, eindaflevering en lossen gespecificeerd op te geven; de exporteur en de voorgestelde geregistreerde importeur aan te wijzen; het bewijs van levering/risico te vermelden; de vereiste verzenddocumenten op te sommen; en schriftelijke goedkeuring van de koper te verkrijgen alvorens de route, het magazijn, de vervoerder of het afleverpunt te wijzigen.
Voeg afzonderlijke contractbepalingen toe met betrekking tot betaling, eigendom, inspectie, acceptatie, productbewijs, marktgeschiktheid, vervanging, tekorten, schade, vertraging, terugroepacties en geschillen. Gebruik de werkblad voor de totale kosten inclusief invoerrechten om elke post om te rekenen naar vergelijkbare kosten per verkoopbare eenheid.
Controles op ontvangst en bewijsstukken
Noteer bij verzending de vervoerder, het trackingnummer of het vervoersdocument, het aantal pakketten, het gewicht, de verzegeling (indien van toepassing), de toewijzing per partij en het tijdstip van overdracht. Controleer bij ontvangst of deze gegevens overeenkomen met de inkooporder, de factuur, de paklijst, de geleverde verpakkingen, de partijcodes, eventuele tekorten en schade. Leg afwijkingen vast voordat de goederen aan de voorraad worden toegevoegd. De workflow voor de traceerbaarheid van batches biedt de bijbehorende controles op partijniveau.
Officiële bron
De Pagina over Incoterms® 2020 van de Internationale Kamer van Koophandel beschrijft de officiële regels, de verdeling van kosten, risico’s en verplichtingen daarin, en het ICC-materiaal voor het kiezen en toepassen van een voorwaarde. Gebruik bij het onderhandelen over een contract de officiële publicatie in plaats van een samenvatting zonder bronvermelding.
Voor onderzoek naar invoer in de EU geldt dat de European Commission’s importing guidance verwijst kopers naar Access2Markets voor tarieven, belastingen, procedures, productvereisten en oorsprongsregels. Noteer de exacte herkomst, bestemming, veronderstelde goederencode en de datum van opvraging.
Veelgestelde vragen
Welke Incoterms®-regel is het meest geschikt voor een groothandelsbestelling van e-sigaretten?
There is no universally best rule. The workable choice depends on transport mode, named place, each party’s logistics and customs capability, importer structure, cost visibility and risk preference.
Betekent DDP dat alle kosten zijn inbegrepen?
Vertrouw niet alleen op het etiket. Vraag om de exacte naam van de plaats en een gedetailleerde schriftelijke bevestiging van de kosten, de rol van de importeur, belastingen, inklaring, definitieve levering en uitsluitingen.
Bepaalt een Incoterms®-regel wie de eigenaar van de goederen is?
Nee. Regelt de overdracht van eigendom en de betaling in de koopovereenkomst, in plaats van ervan uit te gaan dat de leveringsregel deze zaken regelt.
Kan FOB worden gebruikt voor luchtkoerierszendingen?
FOB is een ICC-regel voor vervoer over zee en over de binnenwateren. Vraag de partijen en hun adviseurs om een regel te kiezen die past bij de daadwerkelijke vervoerswijze.
Geeft de vrachtvoorwaarde aan of de bestemming in aanmerking komt?
Nee. De beoordeling van het product en de markt blijven gescheiden. Een magazijn, route of leveringsvoorwaarde houdt geen wettelijke goedkeuring in.
Volgende stap: gebruik de Checklist voor groothandelsbestellingen, stuur vervolgens de exacte productlinks, hoeveelheden, bestemming en de gewenste leveringsvoorwaarden via de Pagina voor groothandelsaanvragen bij Artifact Vapor. De huidige voorraad, prijsgegevens en bewijsstukken moeten schriftelijk worden bevestigd.